Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Le Centre d’Excellence Régional contre la Faim et la Malnutrition (CERFAM) est le fruit d'un partenariat entre le Gouvernement de la Côte d'Ivoire et le Programme alimentaire mondial (PAM). Le CERFAM a pour objectif de soutenir les pays africains dans leurs efforts nationaux pour développer et mettre en œuvre des politiques et des programmes durables visant à lutter contre la faim et à éliminer toutes les formes de malnutrition, conformément à l’Agenda 2030 des Nations Unies et à l’Agenda 2063 de l’Union Africaine.

Le CERFAM vise à soutenir et à tirer parti des efforts visant à accélérer la réalisation de l'ODD 2 tout en répondant simultanément aux demandes croissantes des gouvernements nationaux et des institutions régionales en matière de renforcement des capacités, d'expertise technique, de gestion des connaissances et de coopération Sud-Sud, en particulier dans les domaines de la sécurité alimentaire et de la nutrition.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Le PAM recrute un Business Support Assistant pour le Centre d’Excellence Régional contre la Faim et la Malnutrition (CERFAM), basé à Abidjan, en Côte d'Ivoire.

À ce niveau, on s'attend à ce que le titulaire de poste assume la responsabilité de la réalisation d'une gamme d'activités de soutien au CERFAM nécessitant une certaine interprétation des lignes directrices et pratiques standards. Le titulaire du poste devra être en mesure de recommander un plan d'action pour le personnel à différents niveaux et devra attribuer des tâches à des collègues plus junior.

DESCRIPTION DU POSTE

Assister le Directeur du centre dans la gestion journalière des activités administratives.
Gérer quotidiennement l’agenda du Directeur (prendre les rendez-vous pour des personnes internes et externes et mettre les informations à la disposition du Directeur).
Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone).
Répondre aux demandes standards et fournir des conseils précis et rapides.
Rédiger les correspondances du CERFAM et en assurer le suivi.
Réviser et revoir la correspondance et la documentation, fournir des commentaires et apporter des modifications, le cas échéant, pour contribuer à la production de ces matériaux aux normes de temps et de qualité. Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
Apporter un appui administratif et protocolaire à l’organisation des formations, ateliers et séminaires.
Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les prises de notes, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.).
Préparer et / ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d'information, etc. et mener des recherches dans le domaine du travail.
Procéder avec l’archiviste à la classification et à l’archivage des documents et dossiers du CERFAM.
Traduire les documents administratifs.
Exécuter au besoin d’autres tâches relevant de sa compétence et solliciter par le Directeur.

MISSION

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: aider les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du PAM.
Être une force pour un changement positif: suggérer des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur.
Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe: expliquer l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes: expliquer comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

EQUIPE

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens: former les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive: chercher des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
Développer et fournir une rétroaction constructive: servir comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit « Je veux » / « Nous ferons »: poursuivre les progrès vers les objectifs et partager cette information de façon régulière avec le superviseur.

PERFORMANCE

Encourager l'innovation et les solutions créatives: explorer les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partager de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
Se concentrer sur l'obtention de résultats: se concentrer sur l'obtention de résultats et suivre les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité.
Prendre des engagements et les respecter: prendre la responsabilité de ses propres tâches et informer le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements.
Être décisif: décider indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

PARTENARIAT

Connecter et partager entre les unités du PAM: suggérer des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
Établir des partenariats externes solides: identifier les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
Être politiquement agile et adaptable: Comprendre la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: aligner ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

EXPÉRIENCE: Cinq ans ou plus d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le secteur des affaires, avec une expérience dans le domaine de l'administration générale.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

Connaissance des méthodes et des pratiques commerciales communes spécialisées acquises grâce à une formation et une expérience techniques pertinentes.
Capacité à développer et maintenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
Capacité à effectuer une analyse base de données et à résoudre de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
Capacité à surveiller et enregistrer les transactions financières.
Bonnes aptitudes de communication requises pour donner et recevoir de l'information et travailler avec une variété d'individus.
Capacité à maintenir la confidentialité.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE : 15 juillet 2021

Les candidatures féminines qualifiées des pays en développement sont particulièrement encouragées à postuler.

Le PAM ne tolère aucune discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le VIH/sida.

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Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: wfp.org