Base Manager Djibo (H/F)

Job Description

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et à reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies.

IRC est actif au Burkina Faso depuis Mars 2019. Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (Région du Nord), Djibo et à Dori (au Sahel).

Pour renforcer son équipe support, IRC Burkina recrute, un/e base manager pour son bureau Djibo.

Le/la Base Manager jouera un rôle clé pour faire avancer les stratégies opérationnelles et assurer notre présence opérationnelle dans la province du Soum.

OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ

Sous la supervision du coordinateur région du Sahel, le/la Base Manager assurera le leadership et l’assistance à l’équipe des opérations de Djibo pour s’assurer de l’exécution rapide des livrables des projets. Il/elle est chargé(e) de diriger et de gérer les équipes opérationnelles en veillant à ce qu'elles soient adaptées aux objectifs et répondent aux besoins des programmes de l'IRC.

On s'attend à ce que le/la Base Manager contribue à un niveau élevé de travail d'équipe et de collaboration interministérielle et intersectorielle avec. Il/elle a la responsabilité de maintenir d’excellentes relations de travail avec les partenaires et les agences homologues, y compris les représentants locaux. Grâce à son leadership, les équipes des opérations appuieront l'exécution du programme, guidées par les résultats, l'analyse des données, l'identification et la résolution des problèmes. Le/la Base Manager devra aider les équipes d'opérations à mettre en place, et à respecter, tous les systèmes opérationnels.

RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES

Gestion et stratégie

- Coordonner toutes les fonctions opérationnelles en vue d’assurer la gestion générale des équipes d’assistance opérationnelle de Djibo (supply chain, Administration/RH/Finances et IT) ; - Assurer une assistance opérationnelle aux équipes du programme et coordonner avec les managers des programmes pour une exécution efficace de toutes les activités du projet ; - Coordonner régulièrement avec le chargé de l’Accès humanitaire et de la Sécurité, sur les plans et protocoles sécuritaires de Djibo et s’assurer qu’ils sont régulièrement mis à jour ; - Aider les détenteurs de budget dans la revue du budget par rapport aux données réelles avec le soutien du personnel des opérations et s'assurer que les mesures appropriées sont prises en temps opportun ; - Superviser l’équipe de la Chaîne d’approvisionnement pour assurer tous les aspects de soutien logistique, y compris les approvisionnements, la gestion du stock, le renouvellement, l’entretien et la réparation des véhicules et des équipements (y compris les équipements de communication et les ordinateurs) ; - S’assurer de la conformité aux politiques financières et logistiques de IRC et du donateur, y compris tous les aspects de gestion des approvisionnements ; - Garantir une communication et une coordination appropriées entre les sites de terrain dans sa zone d’opération, le personnel technique de coordination et les programmes de bureau pays aussi bien que les problèmes du programme et des opérations ; - Assister les évaluations des besoins d’urgence et l’exécution du programme d’urgence en réponse à la situation humanitaire en évolution ; - Collaborer, avec le Coordonnateur Terrain du Sahel, le DDO, le personnel du Programme et des Subventions, dans l’élaboration des propositions pour une assistance rapide et à temps aux populations affectées par les conflits.

Planification stratégique

- Contribuer à l’élaboration du plan d’action stratégique (SAP) de la mission et sa mise en œuvre dans la province du Soum

Sécurité et sureté

- Garantir le niveau le plus élevé possible de gestion de la sécurité grâce à une analyse participative des menaces et des risques et à l'élaboration et la mise en œuvre de procédures opérationnelles normalisées ; - Garantir une compréhension et une appropriation généralisées et interdépartementales de la gestion de la sécurité ; - Superviser l'analyse contextuelle et l'analyse des risques en cours, afin de s'assurer que toutes les équipes ont accès à l'information pertinente en matière de sécurité dans sa zone d’opération.

Accès humanitaire

- Contribuer à la définition et la mise en œuvre d’une stratégie d’accès humanitaire ; - Contribuer au développement et à l’entretient de réseau de contacts avec les acteurs locaux ; - Etablir et maintenir des relations de travail avec les principaux leaders communautaires de la zone; - Travailler avec les équipes des programmes à renforcer l’acceptation au sein des communautés locales; - Conseiller et appuyer le Coordonnateur Terrain du Sahel sur la perception des interventions IRC dans la zone ;

Ressources Humaines et Renforcement de Capacité du Personnel

- Assurer le renforcement continu des capacités de l’équipe des opérations (SC, Admin, et IT) en collaboration avec les superviseurs techniques en assurant des évaluations de la performance du personnel et des plans de développement individuel ; - Assister le personnel de terrain dans l’exécution des politiques du personnel y compris le coaching, l’évaluation de performance, le développement du personnel et les mesures disciplinaires.

Chaîne d'Approvisionnement et Entreposage

- Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réceptif qui répond aux besoins des équipes de programme. - Veiller à ce que tous les processus, de l'approvisionnement à l'entreposage, soient conformes aux exigences d’IRC et des bailleurs du fonds. - En étroite collaboration avec le Coordonnateur Terrain du Sahel et le DDO, s'assurer que le personnel du programme et le personnel sur le terrain préparent, met en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés, comme les plans d'approvisionnement et de distribution.

Technologies de l'Information et des Communications

- En se fondant sur des évaluations exhaustives des besoins, s'assurer que tous les besoins en données digitales et en information des équipes des opérations et des programmes sont comblés. Cela impliquera la fourniture de matériel, de logiciels et de formation continue ; - Étant donné l'éloignement et l'insécurité des sites sur terrain, veiller tout particulièrement à assurer une connectivité et des voies de communication solides tant entre les équipes du terrain et les bureaux du terrain qu'entre les différents bureaux ;

Gestion du parc automobile

- Veiller à la provision de moyens de transport fiables et sûrs qui permettent à tout départements, et particulièrement pour les équipes programmes, d'exécuter leurs projets de façon efficace sur des terrains variés. - Effectuer des évaluations de la capacité de la flotte et assurer une bonne gestion de celle-ci, y compris l'entretien, la formation des conducteurs, etc.

Finances et Conformité

- En collaboration avec le Coordonnateur Terrain du Sahel, les directeurs adjoints (Opérations, programmes et Finances), s'assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets opérationnels et les propositions de financement et que la croissance ou les réductions des programmes sont prises en compte dans la planification des opérations. - En collaboration avec le Coordonnateur Terrain du Sahel et Directrice Adjointe aux Opérations, s'assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes d'opérations fonctionnent conformément aux règlements de conformité d’IRC et des bailleurs du fonds, et que les stratégies d'atténuation des risques nécessaires sont en place.

Coordination et Représentation

- Assister les Coordinateurs à assurer une exécution de qualité des interventions du programme IRC dans sa zone; - Développer activement et maintenir des relations efficaces de travail avec les acteurs principaux au niveau provincial y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les chefs coutumiers, les populations bénéficiaires et leurs représentants, etc. ; - Établir et maintenir des réseaux avec les agences de l’ONU, les ONG Internationales et les partenaires locaux en vue de promouvoir des partenariats stratégiques ; - Autres activités/responsabilités qui peuvent être requises par Coordonnateur Terrain du Sahel et Directeur Adjoint aux Opérations.

Principales relations de travail

Rapporte à : Coordinateur terrain/région du Sahel ;

Le poste supervise directement : Assistant RH/Admin, Assistant Supply Chain

Autres contacts clefs :

Internes : Travaille en étroite collaboration avec le Coordonnateur Terrain du Sahel le Directeur Adjoint aux Opérations la Directrice Adjointe aux Finances, le Coordonnateur Santé, le Coordonnateur wash, le Coordonnateur Protection de l’Enfance, le Coordinateur PAF, le coordinateur ERD, le Coordonnateur supply chain, le Coordonnateur RH, etc.

Externes : Peut être sollicité comme représentant de IRC dans les réunions à l’extérieur, auprès des organisations non-gouvernementales, les agences UN, des autorités locales (administratives / religieuses / coutumières) de la province du Soum.

Qualifications

- Être détenteur d’un BAC+3/4 de préférence dans un domaine en rapport avec la gestion des opérations humanitaires, - Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire ou 5 ans dans la gestion d'opérations et/ou de projets dans des contextes sécuritaires tendus et peu sûrs, de préférence au Burkina Faso ou en Afrique de l'Ouest ; - Aptitude avérée à gérer le personnel sur le terrain; - Aptitude avérée à appuyer le démarrage d'un bureau ou d'un programme, y compris l'élaboration et la mise en place de systèmes, conformément aux normes appropriées ; - Expérience en logistique, RH/Administration et gestion de la sécurité ; - Excellentes aptitudes à la communication interculturelle ; - Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités et de formation du personnel ; - Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l'analyse et à la prise de décisions ; - Bonnes compétences en informatique ; - Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéances ; - Capacités à se déplacer sur le terrain et de travailler dans des zones parfois reculées et/ou avec une sécurité relative et des conditions de vie minimales (comme le permet la sécurité) - Maîtrise du français obligatoire La connaissance de l’anglais et du Fulfulde est un atout. - Permis de conduire obligatoire.

Exigences relatives à l'ordinateur :

- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Environnement de travail :

- Ce poste est basé à Djibo. - Déplacements réguliers sur le terrain (si la sécurité le permet) et pour un soutien si nécessaire. - Tout le personnel de l'IRC Burkina Faso doit se conformer aux règles et politiques en vigueur en matière de sécurité.