Assistant (e ) administratif (ve) H/F

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WHO - World Health Organization

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Application deadline 1 year ago: Sunday 26 Feb 2023 at 22:59 UTC

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Contract

This is a No grade contract. More about No grade contracts.

CONTEXTE :

L’équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l’organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

Dans ce cadre, la Représentation de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) lance cet avis de vacance de poste pour le recrutement d’un Consultant Assistant administratif

DESCRIPTION DES TACHES:

Sous l’autorité du Représentant de l’OMS, et la supervision de l’Administrateur Charge des Operations et du point chef d’équipe de la surveillance, le titulaire du poste assistera le programme surveillance dans la mise en ouvre de ses activités.

En plus des superviseurs, le consultant devra travailler en étroite harmonie avec l’équipe de la surveillance du Bureau.

Il ou elle exécutera notamment, au cours des 6 mois du contrat, les tâches ci-après :

      1. Initier les projets de correspondances sur orientation du chef de programme. Finaliser celles-ci aux styles de l’OMS et du département. Vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant soumission pour approbation et signature ;
    1. Appuyer le programme dans l’élaboration du PTBA
    2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’activités dans le GSM, les estimations de coûts et les demandes de voyage. Assurer la liaison avec les participants ;
    3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, incluant la vérification de la conformité et la logique du budget proposé ;
    4. Obtenir des documents d’information pour les réunions, atelier, etc. auxquels prennent part le chef de programme ;
    5. Veiller à ce que les rapports technique et financiers ainsi que les pièces justificatives soient conformes aux normes et procédures de l’OMS ;
    6. Avec des outils appropriés, faire le suivi de la mise en ouvre des activités selon les dates et les échéances prévues. Respecter la date de soumission des requêtes, des demandes de voyage, des demandes de voiture, de paiement des factures et des rapports financiers et d’autres documents. Faire le suivi de la demande d’acquisition ;
    7. Assurer la gestion des factures des fournisseurs à travers un mécanisme de contrôle dès réception à la distribution pour traitement ;
    8. Compiler, photocopier, trier et classer les documents de toutes les activités du programme. Maintenir et mettre à jour les systèmes de classement et d'inventaire ;
    9. S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions du programme y compris un soutien à l’administration du bureau ;
    10. Assurer toutes autres tâches confiées par le Représentant de l'OMS dans le domaine d'expertise.

RESULTATS ATTENDUS

  1. Préparation administrative des activités réalisée à temps ;
  2. Rapports financiers et techniques produits selon les normes et soumis à temps

DUREE DE LA MISSION

La durée de la mission est de six (06) mois avec des possibilités d’extension. La date de début de la consultation est en mars 2023

PROFIL RECHERCHE:

  • Education :
    • Etre titulaire d’un diplôme de fin d’étude secondaires suivies d’une formation et gestion.
    • Désirable : BAC 2 en Administration et gestion
  • Expérience :
    • Avoir au moins cinq années d'expérience une institution publique ou privée reconnue ;
    • Désirable : Expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire est une atout
  • Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel
  • Avoir la capacité de rédiger un rapport
  • Avoir la capacité de travailler dans un environnement multiculturel
  • Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et des logiciels : MS WORD, EXCEL, POWERPOINT
  • Capacité de parler et communiquer en français. La connaissance de l’anglais serait un atout
Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: who.int