Assistant (e) Administratif (ive)

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WHO - World Health Organization

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Application deadline 11 months ago: Wednesday 26 Apr 2023 at 21:59 UTC

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Contract

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  1. Objectif du Poste:

Le plan stratégique du Cluster Couverture sanitaire universelle/Maladies transmissibles et non transmissibles (UHC/UCN) est de réduire la charge de morbidité dans la Région africaine de l'OMS, en guidant le programme de lutte contre les maladies en Afrique et en utilisant les données analytiques pour éclairer les investissements stratégiques et les interventions de lutte contre la maladie. Cette approche est étayée par les principes directeurs d'approches globales et intégrées de l'ensemble de la société, centrées sur les personnes et la lutte contre les maladies. Les approches globales de l'ensemble de la société en matière de lutte contre les maladies impliquent : (a) la mise en œuvre cohérente de la triple réponse - réponse technique : mise en œuvre d'orientations directives spécifiques aux maladies, promotion de combinaisons d'interventions et déploiement de produits médicaux ; réponse des systèmes de santé : renforcement des capacités des systèmes de prestation de services de district en matière de cartographie et de stratification des maladies, d'adaptation des interventions et de planification sectorielle/sous-sectorielle; et réponse multisectorielle : s'attaquer aux déterminants socio-économiques et environnementaux des maladies en mobilisant les secteurs non sanitaires, les communautés et les parties prenantes ; (b) partenariat dans le cadre de la lutte contre les maladies entre les secteurs public et privé, les secteurs de la santé et les autres secteurs ; et (c) l'implication des populations dans les communautés à haut risque ciblées, axée sur la gestion des déterminants des maladies, la création de la demande de services de santé et la responsabilisation des agents locaux de la santé. Les approches intégrées et centrées sur les personnes dans la lutte contre les maladies impliquent : (a) des conseils intégrés sur la lutte contre les maladies pour chaque plate-forme de prestation de services de santé, en s'éloignant des interventions spécifiques à une maladie ; et (b) des investissements intégrés et efficaces dans la lutte contre les maladies pour renforcer la capacité des plateformes de prestation de services de santé grâce au déploiement de technologies et des données analytiques appropriées pour guider la catégorisation des risques de maladie entre les groupes de population afin de développer et de déployer des ensembles complets d'interventions adaptées à chaque population et plate-forme de prestation de services de santé, ainsi que surveiller l'accès, la couverture et l'impact de la population pour ne laisser personne de côté.

Les objectifs spécifiques du cluster UCN sont les suivants : (i) fournir un leadership sur la coordination de la lutte contre les maladies, le partenariat et la mobilisation des ressources ; ii) contribuer au développement des produits, services et outils techniques de lutte contre les maladies de l'OMS, y compris l'adoption de nouvelles technologies et innovations ; (iii) soutenir la génération et l'utilisation d'informations stratégiques pour l'action et la prise de décision, y compris l'optimisation des investissements ; et iv) fournir ou faciliter la fourniture d'un soutien technique pour le déploiement des produits et services techniques de l'OMS et le renforcement des capacités institutionnelles, y compris le soutien aux programmes nationaux de lutte contre les maladies et aux autorités de réglementation

  1. Prestations attendues:

Sous la directive technique du programme ou unité et la directive générale de PAO du Cluster Maladies communicables et non communicables, l’Assistant (e) administratif (ive) accomplir les tâches suivantes :

  1. Superviser et surveiller le flux d'informations du bureau de l'UCN en assurant un suivi efficace et rapide des demandes d'informations, de briefings et autres actions relatives au fonctionnement administratif.

  2. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chacun, y compris en les redirigeant le cas échéant.

  3. Tenir à jour l'agenda et le calendrier du programme ou de l’unité UCN en planifiant des réunions et/ou en les reprogrammant en raison de perturbations dues à des événements imprévus, rediriger les visiteurs et les appelants si nécessaire.

  4. Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences de réception, de paiement et d'inventaire.

  5. Coordonner et surveiller les besoins en espace de bureau en liaison avec les unités concernées, selon les besoins.

  6. Rédiger la correspondance générale ou administrative de l’unité ou programme; finaliser la correspondance / les rapports pour signature / autorisation et vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l'OMS et du programme et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation dans le système.

  7. Apporter un appui administratif constant au chef d’Equipe du programme ou unité en coordonnant avec les autres unités de support logistique ou technique.
  8. Monitor leave and attendance records, as required.
  9. Surveiller le registre des congés et présence du personnel du programme ou unités.
  10. En étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif, créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; revoir continuellement le système de classement pour s'assurer que l'information est à jour et utilisée de manière efficace et efficiente.
  11. Coordonner la compilation des documents techniques et autres informations demandées et fournies par le personnel professionnel à partir de diverses sources (bibliothèque, Internet, autres clusters), pour s'assurer qu'ils sont logiquement compilés, formatés et assemblés pour faciliter le travail du programme ou unité.
  12. Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris la préparation des plans d'événements dans GSM/Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; l'envoi de matériel et la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées.
  13. Planifier les réunions d'équipe/de service, selon les horaires et les besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d'action pour assurer une réponse rapide aux demandes du chargé du programme ou unité.
  14. Obtenir des documents d'information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers organisés par le programme/unité auxquels assistera le personnel professionnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et documents d'information appropriés.
  15. En utilisant le système GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels du personnel. Effectuer les réservations de vols et d'hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative. Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d'autres domaines de travail.

  16. Qualifications, expérience, compétences et connaissances linguistiques

Éducation (Qualifications Académiques******)

Essentiel : Baccalauréat ; ou équivalent dans le domaine technique or commercial

Desirable: Formation en administration publique, ou en secretariat.

Experience

Essentiel : 5 ans d'expérience de travail dans des postes de secrétariat/adjoint administratif dans une institution publique ou privée reconnue

Desirable: Expérience avec l'OMS ou d'autres agences des Nations Unies dans le domaine de la gestion administrative du bureau ou dans une d'organisation intergouvernementale / internationale et du travail dans un environnement bilingue serait un atout.

Competences/Connaissances

Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des apports provenant de plusieurs sources ; exprimer ses idées de manière claire et concise, tant à l'oral qu'à l'écrit ; conceptualiser et exécuter des tâches avec peu de supervision. Connaissance du protocole. Sensibilisation aux règles et réglementations, politiques et procédures de l'OMS. Le tact, la discrétion et la capacité à garder les informations confidentielles sont essentiels.

Compétences :

L’Assistant administratif (ive) devrait faire preuve de :

  • Travail en équipe
  • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
  • Communication de manière crédible et efficace
  • Produire des résultats

Langues et niveau requis

Langues

Connaissance approfondie du Français. Connaissance pratique de l’Anglais ou autre langue serait un atout.

  1. Lieu d’affectation

Le lieu d’affectation est : Brazzaville.

  1. Remuneration et budget

Grille de rémunération en vigueur du personnel du système des Nations Unies au Congo

Proposed level: G5

Francs CFA (XAF)

Horaire de travail (le cas échéant) : 7H00 à 15H00 du lundi au vendredi

  1. Durée du travail****:

La duree du travail est prevue pour 6 Mois.

Informations complémentaires

L'OMS est fière d'avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS- *the WHO Values Charter**.*

L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive (c'est-à-dire la discrimination, l'abus d'autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d'un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté d'EAS, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive. Pour s'assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d'EAS, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l'Organisation, l'OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats retenus.

Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: who.int