Assistant/e Admin/RH

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IRC - The International Rescue Committee

Open positions at IRC
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Job Description

- Accueillir et orienter les visiteurs IRC, passer et filtrer les appels téléphoniques ; - Classer et archiver les dossiers Administratifs suivant le besoin (contrats de bail, prestation, ordre de mission, courrier ou tout autre document Administratif) ; - Réceptionner, dispatcher les courriers entrants et sortants de IRC ; - Traiter toutes les factures administratives dans les délais avec le système Integra (eau, électricité, téléphonie, hôtellerie, UNHAS, prestation, billetterie, loyers etc…) ; - Procéder à la réservation ONLINE de UNHAS de tous les staffs en mission suivant les procédures en vigueur ; - Etablir les ordres de mission ; - S’assurer de l’archivage électronique et physique des dossiers du personnel ; - S’assurer du dépôt des times sheet chaque fin de mois par les staffs ; - S’assurer de la collecte et du classement des time sheet ; - S’assurer de la signature des bulletins de paie par les staffs ; - S’assurer de la collecte et du classement des bulletin de paie ; - S’assurer de la vérification du cahier de présence et alerter son superviseur en cas de retards répétitifs et non justifiés des staffs ; - Faire les réservations d’hôtel pour les staffs en mission dans les hôtels sous contrat cadre, émettre les ordres de mission pour tout staff en déplacement ; - Être le point focal pour toutes les demandes venant des Guest house et procéder à leur règlement, aider son superviseur à gérer le bureau et les Guest houses ; - Informer son superviseur de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion des tâches administratives ; - Procéder à l’approvisionnement en produits de ménage et papeterie pour tout le bureau en collaborant avec la logistique dans le délai.

Qualifications

- Être titulaire d’un BAC +2 avec une formation en Administration, ressources humaines, ou tout autre diplôme similaire ; - Avoir une expérience prouvée d’au moins 12 mois de stage pratique avec les ONG humanitaires en Administration ; - Connaissance et capacité de manipuler les programmes Word, Excel l’Internet et Outlook ; - Une habileté à travailler dans une équipe multiculturelle, multidisciplinaire à communiquer clairement, à innover et à travailler dans une ambiance sous pression ; - Être capable de travailler sous pression et avec un minimum de supervision, avoir un esprit d’autonomie, de Planification et d’organisation, d’initiative ; - Être disponible et flexible en matière d’heures de travail.

Added 10 months ago - Updated 9 months ago - Source: rescue.org