Assistant Archiviste Integra Bamako

Job Description

Sous la supervision du Manager Contrôle Interne, l’Assistant Archiviste Intégra aura pour principales responsabilités de :

Responsabilités:

Clôtures comptables :

- Participer activement à la recherche de pièces comptables lors de la clôture mensuelle - En fin de mois, travailler en étroite collaboration avec le Finance Manager Data et System pour clôturer le mois - Appuyer à mettre le cachet payé sur tous les documents de paiement et les classer dans des chronos codifiés

Archivage :

- La définition, l’adaptation et l’utilisation d’un plan de classement et d’archivage et d’un système de gestion documentaire - La gestion de la documentation générale : centralisation, diffusion au personnel en cas de besoin, et sécurité de la documentation, traitement des demandes du personnel, etc. - La gestion des archives : organisation de la collecte auprès du personnel, mise en paquet ou en boite d’archive, identification des paquets ou des boites d’archivage (nom du service, désignation des documents archivés, mois et année d’archivage, etc.), classement dans les salles d’archivage, entretien, propreté et sécurité des locaux abritant les archives, traitement des demandes de recherche du personnel, etc. - Tenir un archivage numérique (codifié) et physique (libellé) pour une identification et un accès rapide aux documents recherchés - Suivre la mise en œuvre des recommandations émises par les auditeurs siège ou projet, bailleurs, législateur - Documenter toutes les sorties et entrées de documents de sorte à laisser des traces des utilisateurs des archives ; en termes de dates de sortie / d’entrée et d’émargement. - Sur une base mensuelle, effectuer le contrôle de toutes les pièces scannes dans les bureaux terrains conformément aux journaux banques et caisses - Mensuellement, effectue le scan de toutes les pièces comptables de Bamako conformément aux journaux banques et caisses - Trimestriellement, s’assurer que les pièces comptables des bureaux terrains sont acheminés à Bamako - S'assurer de la borne conservation des documents ; - Participer à la révision du manuel des procédures financières de IRC Mali le cas échéant

.Audit

- Rechercher les pièces comptables lors des audits - Appuyer le point focal pendant toute la durée de la mission d’audit

Autres tâches :

- Rédiger un rapport de passation avant chaque absence ; - Former les nouveaux collaborateurs ainsi que les anciens sous forme d'animation de réunions projets/Bureau concernant les archivages ; - Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain.

Devoirs communs :

- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ; - Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ; - Obligation de signale toute violation des procédures IRC et IRC Way ; - S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.

Qualifications

- Avoir un BAC ou plus en Audit, contrôle interne ou comptabilité, finance, ou tout autre diplôme connexe - Au moins six (6) mois d’expérience en archivage, - Une expérience préalable en ONG serait un atout ; - Très bonne maitrise du français avec une bonne capacité rédactionnelle. - Connaître les procédures de collecte et de gestion des documents - Maitriser l’outil informatique en général et un ou des logiciels de gestion des archives en particulier - Connaître le statut juridique des archives et des modalités d'entrée ainsi que le cadre réglementaire du classement et plans de classement - Capacite à travailler en équipe et proposer des solutions ; - Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;