Assistant Admistration

Job Description

Dans le cadre de ses activités, IRC MALI est à la recherche d’un Assistant Administration basé à Bamako.

Sous la supervision de l’Officer Administration à Bamako, l’Assistant Administration sera en charge des responsabilités suivantes :

Responsabilités spécifiques :

- Accueillir les visiteurs, s'assurer de leurs besoins, répondre aux questions de base et les diriger vers le membre du personnel ou le service approprié. Gérer le flux de visiteurs pendant les périodes de pointe telles que les heures d'ouverture des bureaux. - Répondre et diriger les appels téléphoniques entrants. Prendre les messages et répondre aux questions de base. - Aider à la mise en place de mesures de sûreté et de sécurité, selon les besoins. - Commander et maintenir en stock les fournitures de bureau nécessaires. Passer en revue l'inventaire et surveiller les prix. - Maintenir en bon état de marche le matériel de bureau (photocopieur, imprimante, scanner…). Prendre des dispositions pour l'entretien et les réparations, si nécessaire. - Fabriquer des badges d'identification. - Assurer la liaison avec les agents d’entretien du bureau pour les questions d'entretien. Surveiller les travaux d'entretien nécessaires. - S'assurer que les nouveaux employés et stagiaires ont accès aux cartes d'identité, aux cartes magnétiques et aux clés du bureau. - Coordonner l'établissement des calendriers et l'utilisation des espaces partagés tels que les salles de conférence. - Recevoir et distribuer le courrier. Traiter le courrier sortant et le déposer dans la boîte aux lettres tous les jours. - Suivi des contrats de location pour les bureaux et les logements du personnel - Suivre et contrôler les abonnements et les frais généraux (télévision, téléphone, internet, eau, électricité) et veiller à ce qu'ils soient tous payés à temps. - S'assurer que les visas d'expatriés, les permis de travail font l'objet d'un suivi, d'une mise à jour et d'un partage avec le SMT. - S'assurer que les visas, les permis de travail des expatriés sont renouvelés à temps et que les expatriés sont informés à l'avance.

Reportage / Capitalisation :

- Préparer et soumettre des rapports précis au superviseur dans les délais impartis.

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Administration, Gestion, Logistique, Supply Chain, Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout. - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).