Asistente de Apoyo de Negocio - Adquisiciones

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WFP - World Food Programme

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Application deadline 2 years ago: Thursday 19 Aug 2021 at 06:59 UTC

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TÍTULO DEL CARGO:

Asistente de Apoyo de Negocio – Adquisiciones

UNIDAD:

Cadena de Suministro

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO

POSICIÓN:

Seis (6) meses, prorrogables

1

NIVEL:

SC L4


CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

Activo en Colombia desde 1969, el WFP está centrando su trabajo en la asistencia humanitaria, el desarrollo y la consolidación de la paz. Siguiendo este modelo, el WFP está teniendo un impacto positivo, transformador y duradero en las vidas de cientos de miles de personas, ayudándoles a lograr la seguridad alimentaria de manera sostenible. Al trabajar junto con el gobierno, las ONG, los socios comunitarios y el sector privado, el WFP Colombia es reconocido por poder acceder a poblaciones rurales remotas y por apoyar los esfuerzos del país para lograr el Hambre Cero y el Desarrollo Sostenible a través de Alianzas Globales (Objetivos 2 y 17 de los ODS- Objetivos de Desarrollo Sostenibles).

El Asistente de Apoyo de Negocio – Adquisiciones se ocupa de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.

La finalidad del puesto es ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios y procedimientos de compra.

Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al Asociado de Compras de la Oficina Central del PMA en Colombia.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

  1. Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
  2. Supervisar y controlar la totalidad de los procesos de micro compra de la Oficina de País, con el fin de garantizar el total cumplimiento de los lineamentos y procedimientos corporativos.
  3. Planificar y desarrollar capacitaciones periódicas al staff autorizado para la creación, y aprobación de micro compras.
  4. Dar seguimiento y control a los procedimientos y documentos establecidos a nivel corporativo, para la contratación de los procesos de compra.
  5. Recoger y analizar evidencias que sean relevantes para establecer conclusiones sobre procedimientos inadecuados. Así como, documentar y reportar hallazgos encontrados.
  6. Elaborar informes de gestión, necesarios para el control y cumplimiento de los procedimientos de compra.
  7. Desarrollar soluciones y estrategias para prevenir riesgos asociados con procedimientos de contratación incorrectos, y garantizar la correcta aplicabilidad de los métodos y lineamientos de contratación corporativos.
  8. Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de contratación de bienes y servicios que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
  9. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
  10. Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
  11. Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
  12. Proporcionar apoyo técnico a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
  13. Apoyar las actividades de consecución y gestión de nuevos proveedores, para la prestación de servicios y suministro de bienes y alimentos.
  14. Apoyar las actividades de cierres de los contratos que implican evaluación del desempeño del proveedor, revisión y trámite de facturas, conciliaciones de entregas y permanente comunicación con todas las Unidades de la organización para el cierre de los contratos y órdenes de compra.

RESPONSABILIDADES SECUNDARIAS:

  1. Apoyar a la Unidad Cadena de Suministro con actividades de compras de elementos no alimentarios y contratación de servicios de manera oportuna y eficiente.
  2. Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de elementos no alimentarios y prestación de servicios.
  3. Elaborar órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
  4. Apoyar cualquier otra actividad requerida en procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de alimentos, con el fin de lograr la oportuna gestión de la Unidad Cadena de Suministro.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES

Tema

Nombre de la capacidad

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los objetivos estratégicos

Entiende los Objetivos Estratégicos del WFP y el vínculo con los objetivos de trabajo propios.

Ser una fuerza para un cambio positivo

Adapta de manera flexible las contribuciones individuales para adaptarse a los cambios de dirección de los supervisores y a los cambios internos/externos (como la evolución de las necesidades de los beneficiarios, los nuevos requisitos de los socios).

Haga que la misión sea inspiradora para nuestro equipo

Reconoce y comparte con los miembros del equipo las formas en que las contribuciones individuales se relacionan con la misión del WFP.

Hacer visible nuestra misión en las acciones cotidianas

Establece objetivos propios en alineación con las operaciones generales del WFP y es capaz de comunicar este vínculo a otros.

Personas

Busque maneras de

fortalecer la

Habilidades

Evalúa las fortalezas y debilidades propias para aumentar la autoconciencia, e incluye las conversaciones sobre las necesidades propias del desarrollo.

Crear una cultura inclusiva

Participa en el diálogo abierto y valora la opinión diversa de los demás, independientemente de su origen, cultura, experiencia o asignación de país.

Ser un entrenador y proporcionar retroalimentación constructiva

Proactivamente busca retroalimentación y coaching para generar confianza, y desarrollar y mejorar habilidades individuales.

Crea un espíritu de "yo lo haré"/"Lo haremos"

Participa en la realización de actividades y metas en equipo frente a circunstancias difíciles.

Desempeño

Fomentar la innovación y las soluciones creativas

Muestra la voluntad de explorar y experimentar con nuevas ideas y enfoques en el propio trabajo.

Concéntrese en obtener resultados

Entrega consistentemente resultados dentro del ámbito de trabajo individual a tiempo, en el presupuesto y sin errores.

Asumir compromisos y hacer salden los compromisos

Se compromete a mantener las responsabilidades y responsabilidades individuales frente a las prioridades funcionales o de los países en constante cambio.

Sé decisivo

Toma decisiones racionales sobre actividades individuales cuando se enfrenta a circunstancias inciertas, incluso en tiempos de ambigüedad con respecto a la información o la dirección del gerente.

Asociación

Conectar y compartir entre unidades WFP

Busca comprender y adaptarse a las prioridades internas o entre unidades de los equipos y a los estilos de trabajo preferidos.

Construir asociaciones externas sólidas

Demuestra la capacidad de comprender y responder adecuadamente y/o escalar las necesidades de los socios externos.

Sea políticamente ágil y adaptable

Representa una comportamiento informada y profesional hacia los socios internos y externos y las partes interesadas.

Sea claro sobre el valor que aporta el WFP a las asociaciones

Proporciona apoyo operativo en análisis y evaluaciones que cuantifican y demuestran el valor único del WFP como socio.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Nombre de la capacidad

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Formación Requerida:

Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Experiencia Requeridas:

  • Mínimo tres (3) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios, se valorará experiencia en procesos de supervisión y control de procedimientos de adquisiciones de elementos no alimentarios.
  • Búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
  • Manejo de hojas de cálculo (Excel), análisis de datos y elaboración de informes.

Idiomas: Se requiere fluidez en español, deseable conocimiento básico de inglés.

Plazo para postular: 18 de Agosto de 2021

*Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones candidatos con nacionalidad colombiana y que cumplan con todos los requi**sitos establecidos en los términos de referencia. El formato P11 podrá encontrarlo digitando a través del buscador de su preferencia "Formato P11". Descargue, diligencie, firme y adjúntelo a su aplicación.*

*Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minorit**arios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.*

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: wfp.org