Activo en Colombia desde 1969, el WFP está centrando su trabajo en la asistencia humanitaria, el desarrollo y la consolidación de la paz. Siguiendo este modelo, el WFP está teniendo un impacto positivo, transformador y duradero en las vidas de cientos de miles de personas, ayudándoles a lograr la seguridad alimentaria de manera sostenible. Al trabajar junto con el gobierno, las ONG, los socios comunitarios y el sector privado, el WFP Colombia es reconocido por poder acceder a poblaciones rurales remotas y por apoyar los esfuerzos del país para lograr el Hambre Cero y el Desarrollo Sostenible a través de Alianzas Globales (Objetivos 2 y 17 de los ODS- Objetivos de Desarrollo Sostenibles).

El Asistente de Adquisiciones se ocupa de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.

La finalidad del puesto es ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.

Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al Asociado de Compras de la Oficina Central del PMA en Colombia.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de alimentos para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras de alimentos que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de alimentos.
Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra, verificando la recepción y la inspección de los productos, y poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar las entregas de los suministros requeridos.
Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de alimentos.
Apoyar las actividades de cierres de los contratos que implican evaluación del desempeño del proveedor, revisión y trámite de facturas, conciliaciones de entregas y permanente comunicación con todas las unidades de la organización para el cierre de los contratos y órdenes de compra.
Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
Proporcionar apoyo técnico y/o asignar trabajo a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.

RESPONSABILIDADES SECUNDARIAS:

Apoyar a la Unidad Cadena de Suministro con actividades de compras de elementos no alimentarios y contratación de servicios de manera oportuna y eficiente.
Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de elementos no alimentarios y prestación de servicios.
Elaborar órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
Apoyar cualquier otra actividad requerida en procesos de adquisición de bienes y servicios con el fin de lograr la oportuna gestión de la Unidad Cadena de Suministro.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Nombre de la capacidad

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los objetivos estratégicos

Entiende los Objetivos Estratégicos del WFP y el vínculo con los objetivos de trabajo propios.

Ser una fuerza para un cambio positivo

Adapta de manera flexible las contribuciones individuales para adaptarse a los cambios de dirección de los supervisores y a los cambios internos/externos (como la evolución de las necesidades de los beneficiarios, los nuevos requisitos de los socios).

Haga que la misión sea inspiradora para nuestro equipo

Reconoce y comparte con los miembros del equipo las formas en que las contribuciones individuales se relacionan con la misión del WFP.

Hacer visible nuestra misión en las acciones cotidianas

Establece objetivos propios en alineación con las operaciones generales del WFP y es capaz de comunicar este vínculo a otros.

Personas

Busque maneras de

fortalecer la

Habilidades

Evalúa las fortalezas y debilidades propias para aumentar la autoconciencia, e incluye las conversaciones sobre las necesidades propias del desarrollo.

Crear una cultura inclusiva

Participa en el diálogo abierto y valora la opinión diversa de los demás, independientemente de su origen, cultura, experiencia o asignación de país.

Ser un entrenador y proporcionar retroalimentación constructiva

Proactivamente busca retroalimentación y coaching para generar confianza, y desarrollar y mejorar habilidades individuales.

Crea un espíritu de "yo lo haré"/"Lo haremos"

Participa en la realización de actividades y metas en equipo frente a circunstancias difíciles.

Desempeño

Fomentar la innovación y las soluciones creativas

Muestra la voluntad de explorar y experimentar con nuevas ideas y enfoques en el propio trabajo.

Concéntrese en obtener resultados

Entrega consistentemente resultados dentro del ámbito de trabajo individual a tiempo, en el presupuesto y sin errores.

Asumir compromisos y hacer salden los compromisos

Se compromete a mantener las responsabilidades y responsabilidades individuales frente a las prioridades funcionales o de los países en constante cambio.

Sé decisivo

Toma decisiones racionales sobre actividades individuales cuando se enfrenta a circunstancias inciertas, incluso en tiempos de ambigüedad con respecto a la información o la dirección del gerente.

Asociación

Conectar y compartir entre unidades WFP

Busca comprender y adaptarse a las prioridades internas o entre unidades de los equipos y a los estilos de trabajo preferidos.

Construir asociaciones externas sólidas

Demuestra la capacidad de comprender y responder adecuadamente y/o escalar las necesidades de los socios externos.

Sea políticamente ágil y adaptable

Representa una comportamiento informada y profesional hacia los socios internos y externos y las partes interesadas.

Sea claro sobre el valor que aporta el WFP a las asociaciones

Proporciona apoyo operativo en análisis y evaluaciones que cuantifican y demuestran el valor único del WFP como socio.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Nombre de la capacidad

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Formación Requerida:

Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Experiencia Requeridas:

Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios, de los cuales mínimo dos (2) años en adquisición de alimentos.
Búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
Manejo de hojas de cálculo (Excel), análisis de datos y elaboración de informes.

Idiomas: Se requiere fluidez en español, deseable conocimiento

Plazo para postular: 2 de sepiembre de 2021 Sólo se tendrán en cuenta a aquellas personas que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Esta es una vacante local. En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted cuenta con permiso para laborar legalmente en Colombia. Por favor visite la siguiente página web para más información sobre el trabajo que realiza WFP. http://www.wfp.org

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Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: wfp.org