En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición y contratación que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Apoyar a las Sub-Oficinas gestionando los procesos de contratación de puntos de venta en los cuales los beneficiarios pueden realizar el canje de bonos alimentarios, incluidos el seguimiento del servicio y el procesamiento de la facturación asociada al servicio de canje de los bonos.

Igualmente deberá apoyar de manera activa la identificación y contratación de proveedores de servicios financieros con el fin de complementar la estrategia CBT (Cash Based Transfer), de la Oficina de País.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar al personal de categoría profesional en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes sobre el terreno.
Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación justificativa y haya fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
Apoyar a las Oficinas de Terreno en la identificación de potenciales puntos de venta (PV), en los municipios en los cuales se requiere el canje de bonos alimentarios, incluyendo la elaboración de la Expresión de Interés (EOI).
Actualizar de manera periódica los formatos requeridos para un adecuado proceso de contratación de PV: EOI, Solicitud de Información (RFI), Micro-assessment.
Preparar la información enviada por los potenciales PV (RFI), con el fin de presentarla al Comité Formal de Evaluación.
Coordinar con las Oficinas de terreno las visitas a los potenciales PV con el fin de llevar a cabo el respectivo Micro-assessment.
Revisar la información consignada en los Micro-assessments y presentarla al Comité de Adquisiciones y Contratos.
Crear las respectivas órdenes de compra (POCB), con el fin de garantizar que el proceso de redención de productos cuente con los fondos financieros.
Elaborar las cartas de adjudicación y los contratos requeridos para finalizar el proceso de contratación de PV.
Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
Monitorear de manera periódica (mínimo una vez al mes), precios de los productos ofertados por los PV contratados y gestionar reducciones sus precios en los casos que aplique, con el fin de mejorar el poder de compra de los beneficiarios.
Verificar la reconciliación hecha por las Oficinas de Terreno de las facturas emitidas por los PV, las cuales corresponden a la redención de productos.
Validar la documentación soporte presentada por los PV con el fin de que ésta corresponda a los productos efectivamente redimidos.
Realizar seguimiento de la entrega semanal de facturación conciliada a la Unidad de Finanzas con el fin de gestionar el pago oportuno de las facturas.
Revisión mensual de la ejecución de los fondos financieros relacionados con los procesos de redención de productos, con el fin de garantizar que se cuenta con la provisión adecuada de éstos para cada uno de los PV contratados.
Actualización de la información relativa a los procesos de redención de productos en los sistemas corporativos (WINGS, SCOPE, bases de datos internas, C-Smart).
Seguimiento permanente con los PV para garantizar: i) servicio oportuno, ii) precios de los productos acordes con el mercado, iii) beneficiarios atendidos con dignidad y respeto, iv) productos cumplan con los estándares de calidad de acuerdo con la normativa nacional, v) condiciones de almacenamiento adecuada para los productos.
Colaborar en acciones de capacitación a los puntos de venta.
Proporcionar apoyo técnico y/o asignar trabajo a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al WFP a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.

RESPONSABILIDADES SECUNDARIAS:

Elaborar actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
Realizar otras actividades requeridas con el fin de lograr los objetivos del cargo.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

Esta sección es facultativa y sirve para describir las responsabilidades y conocimientos adicionales requeridos para el puesto específico.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos

Ayuda a sus compañeros de equipo a explicar con claridad los Objetivos Estratégicos del WFP.

Ser un motor de cambio positivo

Propone a su supervisor posibles mejoras de los procesos de trabajo del equipo.

Hacer que el cometido del WFP sea fuente de inspiración para su equipo

Explica a sus compañeros de equipo el impacto que tienen las actividades del WFP en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido del WFP sea visible en la labor cotidiana

Explica con claridad de qué modo las responsabilidades de la propia dependencia contribuirán al cumplimiento del cometido del WFP.

Personas

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Ayuda a sus colegas menos experimentados a adquirir nuevas competencias y capacidades.

Crear una cultura de inclusión

Busca oportunidades de trabajar con personas de distintos orígenes.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Actúa como instructor entre pares para los colegas que trabajan en la misma esfera de actividad.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Hace el seguimiento de los avances hacia las metas y transmite periódicamente esta información a su supervisor.

Desempeño

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Explora formas de adquirir constantemente más eficiencia y precisión en las propias esferas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con los compañeros.

Centrarse en la obtención de resultados

Se centra en la obtención de resultados y sigue la evolución de las tasas de cumplimiento de las propias tareas para encontrar oportunidades de aumentar la eficiencia.

Adoptar compromisos y respetarlos

Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica cuanto antes a su supervisor posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos asumidos.

Ser resolutivo

Decide autónomamente qué medidas adoptar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del WFP

Propone a su supervisor oportunidades de asociación con otras dependencias.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Define oportunidades de colaboración con compañeros y asociados sobre el terreno en pos de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político

Aprende a valorar la importancia de los equipos y los asociados externos del WFP para alcanzar las metas y los objetivos del equipo.

Explicar con claridad el valor que aporta el WFP a las asociaciones

Armoniza las propias actividades con las prioridades de su supervisor para atender las necesidades de los asociados internos y externos.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el WFP mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS

Educación: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Experiencia:

Experiencia de tres (3) años realizando funciones administrativas, de los cuales deben ser mínimo dos (2) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios.
Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
Búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

Deseable:

Experiencia en procesos de adquisiciones con otras organizaciones humanitarias.

Idiomas: Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.

Plazo para postular: 17 de Diciembre de 2020

Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones de candidatos que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

El formato P11 podrá encontrarlo digitando a través del buscador de su preferencia "Formato P11". Descargue, diligencie, firme y adjúntelo a su aplicación.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.

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Added 3 years ago - Updated 3 years ago - Source: wfp.org