Asistente Administrativo/a Financiero/a

Contract

This is a SB-3 contract. This kind of contract is known as Service Board / Service Contract. It is normally only for nationals. More about SB-3 contracts.

Background

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

ONU Mujeres Oficina Regional para las Américas y el Caribe con base en Panamá y el Gobierno de la República de Panamá han establecido un Acuerdo de Cooperación con vigencia de cinco (5) años para el desarrollo de un programa de país. En este contexto, ONU Mujeres establece una oficina de presencia programática en Panamá.

Tomando en cuenta el impacto de la pandemia, el Acuerdo de Cooperación entre la República de Panamá y ONU Mujeres fue adaptado al contexto y demanda del país en materia de igualdad de género en el contexto de la pandemia por la COVID-19. La pandemia tiene impactos diferenciados en las mujeres en Panamá. En ellas los efectos de la crisis se multiplican al ser las “responsables designadas” de evitar el contagio familiar, mantener la salubridad del hogar, dar soporte emocional, y administrar los recursos de la familia. Además, trabajar en primera fila en los sectores imprescindibles para la satisfacción de las necesidades básicas en el sector salud[1] (hospitales, laboratorios, farmacias, limpieza, administración, etc.), y en el comercio minorista donde son el 52% (INEC, 2019)[2]*, entre otros. También su esfuerzo redoblado se materializa en asumir nuevos retos en el acompañamiento en el proceso educativo virtual o por módulos de los hijos e hijas en este momento de emergencia.*

Bajo la supervisión directa de la Coordinadora de Programa de País y en coordinación con el/la Gerente de Operaciones de la Oficina Regional, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero proporcionará apoyo logístico, administrativo y financiero para la implementación del programa en Panamá. y la Oficina Regional para las Américas y el Caribe.

El/la Asistente Administrativa/o trabajará en estrecha coordinación con el personal administrativo y financiero de la Oficina Regional, las instituciones y organizaciones socias, así como las agencias del Sistema de Naciones Unidas en el país.

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[1] En Panamá las mujeres son el 76% de la fuerza laboral en el sector social y de salud (INEC, 2019) pero en enfermería supera el 90% (INEC, 2020). “La atención sanitaria de las personas infectadas se encuentra en manos, mayoritariamente, de las mujeres, considerándose el personal sanitario el que más alto riesgo corre de ser infectado.” (ENRED Panamá. La IPG Panamá frente COVID-19: Explorando los impactos de género para saber dónde actuar. Pág. 2)

[2] “En la actualidad las mujeres son el 52% de la ocupación en el comercio minorista en Panamá (INEC, 2019) y, aunque sin cifras ciertas en la materia, este porcentaje es probable que se eleve aún más en el comercio de alimentos y, de manera sobresaliente, en determinados puestos y funciones. Piénsese, en el caso concreto de las cajeras, que son las que en mayor grado están expuestas al contagio. (Ibidem. Pág. 3)

Duties and Responsibilities

1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres

• Llevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto;
• Brindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratos;
• Dar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con los socios y socias nacionales;
• Apoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organización;
• Mantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa de País y preparar los informes requeridos;
• Organizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesario;
• Mantener el sistema de archivo y bases de datos del proyecto;
• Apoyar en la preparación de información para auditorias y apoyar en la implementación de recomendaciones de auditoria.

2. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa

• Apoyar la organización logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyecto;
• Preparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demás;
• Apoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización;
• Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres;
• Registrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesario;
• Asistir en tareas relacionadas asignadas por su supervisor/a.

3. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa de País siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres

• Apoyar la formulación del presupuesto del programa;
• Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto;
• Apoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financieros;
• Monitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programa;
• Coordinar la gestión de pagos;
• Preparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

4. Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

• Apoyar la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento;
• Brindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento, sintetizar mejores prácticas relacionadas a apoyo a programas y el intercambio de información.

Competencies

Valores

• Respeto por la diversidad
• Integridad
• Profesionalismo

Competencias

• Conocimiento y sensibilidad sobre asuntos de género
• Responsabilidad
• Solución creativa de problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración inclusiva - trabajo en equipo
• Trabajo con contrapartes
• Liderar por el ejemplo

Competencias Funcionales:

• Conocimiento de procesos administrativas y contables;
• Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados;
• Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales;
• Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo;
• Capacidad de mantener discreción y confidencialidad;
• Buena disposición para el apoyo a otras áreas e integrantes del equipo de trabajo;
• Capacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momento;
• Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción;
• Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva;
• Habilidades en el uso de herramientas informáticas.

Indicadores Claves de Rendimiento

• Contribución a la gestión transparente de los recursos del proyecto;
• Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partes;
• Monitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financieras;
• Soporte de calidad para conferencias y eventos;
• Organización de archivos e informes;
• Apoyo oportuno al equipo;
• Entrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Programa de País
• Relaciones efectivas con socios y partes interesadas;
• Puntualidad y calidad de entrega de productos.

Required Skills and Experience

Educación:

• Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad o áreas afines es requerido.

Experiencia:

• Mínimo 5 años de experiencia demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectos;
• Experiencia en el uso de herramientas informáticas tales como Microsoft Word, Excel y PowerPoint es requisito;
• Experiencia en el uso de herramientas informáticas de gestión de proyectos y equipos deseable;
• Experiencia en el uso de la plataforma Atlas deseable;
• Habilidad para recolectar y organizar información;
• Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas u organismos internacionales deseable.

Idiomas:

• Se requiere fluidez en el idioma español, oral y escrito;
• Conocimiento práctico y funcional del idioma inglés deseable.

Instrucciones para aplicar a esta vacante

Por favor adjuntar el formulario de Historia Personal de ONU Mujeres (formulario P11). Las aplicaciones sin el formulario P11 serán tratadas como incompletas y no serán consideradas para esta vacante. La versión electrónica del formulario P11 se puede descargar del siguiente sitio web: http://www.unwomen.org/en/about-us/employment

Nota: Solo se contactará a los candidatos calificados de la lista corta.

ONU Mujeres se compromete a lograr la diversidad de la fuerza laboral en términos de género, nacionalidad y cultura. Las personas de grupos minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad son igualmente alentadas a postularse. Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Si tiene dificultades con las solicitudes de empleo en línea, comuníquese con [email protected]